Selamat Tahun Baru 2021 bagi sobat setia blog ini, seiring dengan bertambahkan tahun, tentu kita juga ingin mengembangkan kemampuan yang berbeda dari tahun-tahun sebelumnya. Skill teknis seperti data science, data analitycs, machine learning dan ilmu baru lainnya terkait IT memang sedang naik daun saat ini. Tapi tahukah kita bahwa skill tersebut muncul sebagai akibat dari kemajuan teknologi computasi yang memungkinkan mesin melakukan proses perhitungan berkali-kali lipat lebih cepat daripada sebelumnya. Kemampuan tersebut dapat saja menggantikan sebagian dari pekerjaan manusia yang sifatnya rutinitas untuk menduplikasi proses kerja seseorang. Menurut laporan Forum Ekonomi Dunia (WEF), diperkirakan separuh dari pekerjaan yang biasa dilakukan manusia akan digantikan oleh mesin pada tahun 2025. Pergeseran hal ini kemungkinan besar akan memperburuk ketidaksetaraan antara manusia dan mesin. WEF mencatat saat ini ada sekitar sepertiga dari semua tugas pekerjaan telah ditangani oleh mesin, sisanya manusia. Laporan ini menegaskan mesin atau teknologi dapat menggantikan sekitar 85 juta pekerjaan pada tahun 2025 mendatang, namun sekaligus memunculkan 97 juta pekerjaan baru.
Lalu kalau sebagian besar pekerjaan manusia akan digantikan dengan mesin, apa yang tersisa dari kemampuan manusia yang tidak bisa digantikan oleh mesin? Jawaban yaitu pikiran kreatif, kritis, serta perasaan manusia. Campuran 3 aspek tersebut sangatlah sulit untuk digantikan dengan mesin, sehingga sepatutnya kita lebih mengembangkan skill tersebut.
Salah satu skill yang mesti kita latih agar menjadi pribadi yang lebih kreatif, kritis dan berperasaan adalah mempelajari teknik problem solving. Kita sudah terbiasa mendengar istilah trouble maker, atau si pembuat masalah, nah pada bagian lain, kita mesti menyeimbangkannya dengan menjadi problem solver. Prinsip problem solving yang perlu dipahami yakni suatu masalah harusnya dapat dicarikan akar permasalahannya (root causes) lalu diturunkan menjadi pecahan elemen pembentuk masalah tersebut. Dengan demikian, maka permasalahan dapat dirinci menjadi poin-poin kecil dan diselesaikan secara berurutan sesuai dengan prioritas dan dampak paling besar bagi terselesainya suatu permasalahan.
Metode pemecahan masalah dapat kita bagi menjadi beberapa langkah:
- Identifikasi masalah secara rinci dengan menggunakan prinsip SMART.
- Membuat pohon masalah dengan teknik MECE.
- Menentukan prioritas masalah yang harus dipecahkan dengan teknik matriks 2×2.
- Mencari root causes suatu masalah dengan teknik 5 Why’s
- Merancang pemecahan masalah / solusi tiap komponen permasalahan.
- Membuat rencana kerja dengan deadline, pemilihan PIC dan menuangkan dalam Gantt Chart (Bonus)
Untuk lebih detilnya mari kita bahas satu per satu pada bagian di bawah ini:
1. Identifikasi masalah secara rinci dengan menggunakan prinsip SMART
Apa yang dimaksud dengan SMART? SMART dalam proses identifikasi suatu masalah merupakan kepanjangan dari Specific, Measurable, Achievable, Relevant dan Timebound. Prinsip ini sangat berguna untuk menuangkan masalah yang kompleks atau absurd menjadi bagian yang lebih mudah dipahami, sehingga kita bisa mendapatkan solusi yang sesuai. Sebagai contoh, dalam kasus pemilik toko yang mengalami penurunan penjualan disebabkan usahanya kian lesu di kala pandemi COVID19, maka kita bisa melakukan identifikasi masalah dengan pertanyaan “Bagaimana cara meningkatkan keuntungan dagangan saya sebesar 40% dalam waktu 1 bulan ke depan?”
Contoh identifikasi permasalahan yang tidak menggunakan konsep SMART adalah “Bagaimana cara meningkatkan keuntungan dagangan saya di masa krisis saat ini?” terlihat bedanya bukan?
Identifikasi masalah yang baik akan menghasilkan ide solusi yang lebih baik juga.
2. Membuat pohon masalah dengan teknik MECE
MECE merupakan kepanjangan dari Mutually Exclusive & Collectively Exhaustive, yang artinya bahwa komponen dari pembentuk masalah tidak saling bersinggungan, namun mewakili semua pembentuk masalah yang ada. Nah, pasti mulai bingung kan. Kalau pada poin nomor 1 kita hanya berbicara bagaimana mengidentifikasi suatu masalah ke dalam format SMART, maka pada bagian ini, kita akan mencaritahu komponen pembentuk masalah tersebut. Penjelasannya dapat diikuti dengan menggunakan contoh masalah yang sudah kita tetapkan yaitu pertanyaan “Bagaimana cara meningkatkan keuntungan dagangan saya sebesar 40% dalam waktu 1 bulan ke depan?”. Pada pertanyaan ini kita akan melakukan breakdown komponen pembentuk masalah sehingga terlihat lebih sederhana dan mudah dipecahkan. Untuk itu, kita perlu membuat issue tree untuk menggambarkan komponen-komponen masalah serta untuk lebih menggambarkan konsep MECE.
Kata kunci yang perlu kita ambil yaitu “Meningkatkan Keuntungan”, sehingga kita perlu melakukan brainstorming apa saja komponen-komponen yang dapat mempengaruhi suatu keuntungan.
3. Menentukan prioritas masalah yang harus dipecahkan dengan teknik matriks 2×2
Dari breakdown komponen masalah di atas, maka kita dapat melakukan list apa saja yang dapat mempengaruhi tercapainya goal atau mengatasi masalah untuk peningkatan keuntungan 40% dalam waktu 1 bulan kedepan, sebagai berikut:
- Peningkatan harga penjualan
- Penurunan unit penjualan
- Peningkatan biaya tetap
- Peningkatan biaya variabel
- Penurunan jumlah pelanggan baru
- Penurunan pembelian dari pelanggan lama
- Proses internal kurang optimal
- SDM internal kurang optimal
- Peningkatan produk yang sama dengan kompetitor
- Peningkatan produk substitusi
Setelah itu, kita perlu membuat matriks 2×2 yang berisi pengelompokan komponen masalah dalam aspek Impact dan Implementasi. Pada kotak nomor 1 adalah komponen penyelesaian masalah yang paling berdampak signifikan namun sulit di implementasikan, kotak nomor 2 adalah komponen penyelesaian masalah yang paling berdampak dan juga mudah untuk diimplementasikan. Begitu seterusnya untuk kotak nomor 3 dan 4.
| Uraian Masalah | Pemetaan Kotak Nomor | Keterangan |
| Peningkatan harga penjualan | 2 | melakukan penyesuaian harga produk untuk peningkatan keuntungan (kurang efektif) |
| Penurunan unit penjualan | 2 | peningkatan penjualan unit berpengaruh pada peningkatan keuntungan (lebih efektif) |
| Peningkatan biaya tetap | 1 | Sulit dilakukan pengurangan biaya tetap |
| Peningkatan biaya variabel | 1 | Sulit dilakukan pengurangan biaya variabel |
| Penurunan jumlah pelanggan baru | 3 | Peningkatan jumlah pelanggan mudah dilakukan, namun belum tentu efektif |
| Penurunan pembelian dari pelanggan lama | 1 | Sulit dilakukan peningkatan pembelian dari pelanggan lama |
| Proses internal kurang optimal | 4 | Optimalisasi proses sulit dilakukan dan belum tentu berhasil |
| SDM internal kurang optimal | 1 | Sulit dilakukan peningkatan SDM (butuh waktu) walau dampaknya besar |
| Peningkatan produk yang sama dengan kompetitor | 4 | Value added produk sulit dilakukan dan belum tentu berhasil |
| Peningkatan produk substitusi | 4 | Value added produk sulit dilakukan dan belum tentu berhasil |
4. Mencari root causes suatu masalah dengan teknik 5 Why’s
Dari pemetaan masalah pada poin nomor 2, maka kita mendapatkan komponen masalah yang paling berdampak signifikan jika dilakukan perbaikan sekaligus paling mudah diimplementasikan, yaitu terkait penurunan unit penjualan. Dengan menggunakan metode 5 Why’s berikut ini, maka kita akan dapat menemukan akar masalah atas permasalahan tersebut.
5. Merancang solusi tiap komponen permasalahan
Setelah kita mendapatkan root cause dari permasalahan, maka langkah selanjutnya adalah melakukan penelaahan terhadap masalah tersebut menjadi bagian solusi yang terdiri dari 3 bagian utama perbaikan, yaitu Business Process, Asset dan People (Menurut Jeston dan Nelis, 2008, business process management).
Jika melihat struktur di atas, maka kita dapat melakukan perhitungan secara nyata pencapaian atas solusi yang akan dilakukan. Di dalam setiap komponen solusi kita dapat menambahkan aspek indikator kinerja utama (IKU) dengan kuantitatif. Sebagai contoh untuk aspek proses bisnis dapat dikatakan berhasil jika strategi yang dilakukan sebanyak 75% dari jumlah strategi yang dirancang (100%), atapun dari sisi jumlah SOP yang dibuat sebanyak 20 SOP, dsb.
Komponen gantt chart yang utama terdiri dari uraian kegiatan, PIC, dan timeline. Di dalam gantt chart ini akan berisikan rencana aktivitas yang akan dilaksanakan dalam rentang waktu timeline yang sudah disepakati, penanggungjawab kegiatan, serta kode status untuk memberikan keterangan progres pengerjaan aktivitas.
- Done, aktivitas telah selesai dilaksanakan,
- In progress, aktivitas sedang dilaksanakan,
- Delayed, aktivitas ditunda pelaksanaannya karena suatu hal,
- A risk, penundaan aktivitas sebelumnya akan berpotensi juga pada aktivitas di bawahnya,
- Not Started, aktivitas belum dilaksanakan.
Pengembangan gantt chart bisa disesuaikan dengan kebutuhan, misalnya ditambahkan tanggal mulai dan deadline penyelesaian, ataupun penambahan status.
Demikian pembahasan ringkas terkait skill problem solving yang harus kamu tahu untuk tetap bersaing di dunia yang serba mesin ini. Semoga membantu kamu menentukan materi yang akan dipelajari selanjutnya. Salam.